Toepassing, taal en rangorde
Deze algemene voorwaarden worden gehanteerd door Maarten Segers, handelend als eenmanszaak onder de naam Double S Operations, gevestigd te Vande Vennestraat 24, 8550 Zwevegem, België, ondernemingsnummer 0670.956.522 en btw-nummer BE 0670.956.522 (de “Dienstverlener”). Ze gelden voor iedere offerte, opdracht, overeenkomst en factuur en uitsluitend voor klanten die handelen in het kader van hun beroepsactiviteit (de “Klant”). Ze maken deel uit van de opdracht wanneer ze vóór of bij het sluiten ervan ter beschikking zijn gesteld en door de Klant zijn aanvaard.
Bij tegenstrijdigheid geldt, voor het betrokken onderwerp, de volgende rangorde: een afzonderlijk ondertekende overeenkomst; een specifieke verwerkersovereenkomst, service level agreement of andere bijzondere bijlage; de aanvaarde offerte of opdrachtbevestiging; een later schriftelijk wijzigingsakkoord voor het gewijzigde onderdeel; deze algemene voorwaarden; en ten slotte technische documentatie. Algemene of aankoopvoorwaarden van de Klant gelden alleen wanneer de Dienstverlener ze uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaardt. De Nederlandstalige tekst is de enige bindende versie; vertalingen dienen uitsluitend als leeshulp.
Offerte en overeenkomst
Een offerte blijft dertig kalenderdagen geldig, tenzij anders vermeld. De overeenkomst ontstaat door schriftelijke aanvaarding, een bestelbon of de start van de prestaties op uitdrukkelijk verzoek van de Klant. “Schriftelijk” omvat ook e-mail en een geldige elektronische handtekening. Afwijkingen zijn alleen geldig wanneer beide partijen ze schriftelijk bevestigen.
De Klant wijst één of meer bevoegde contactpersonen aan en staat ervoor in dat zij de nodige beslissingen en goedkeuringen mogen geven. De Dienstverlener mag redelijkerwijze vertrouwen op instructies van die contactpersonen. Beschrijvingen op de website, voorbeelden, eerste ramingen en mondelinge gesprekken zijn informatief en vormen geen afzonderlijke garantie buiten de aanvaarde opdrachtomschrijving.
Uitvoering en zelfstandige positie
De Dienstverlener voert de opdracht zorgvuldig, professioneel en volgens de afgesproken opdrachtomschrijving uit. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, gaat het om een middelenverbintenis en niet om een garantie op een bepaald commercieel, operationeel, technisch of financieel resultaat. Planningen zijn richtinggevend, behalve wanneer een bindende termijn schriftelijk is bevestigd.
De Dienstverlener werkt als onafhankelijke opdrachtnemer. Zonder uitdrukkelijke schriftelijke volmacht mag hij de Klant niet juridisch verbinden, in diens naam overeenkomsten sluiten of beslissingen nemen die wettelijk of statutair aan de Klant toekomen.
Medewerking en verantwoordelijkheid van de Klant
De Klant bezorgt tijdig juiste, volledige en bruikbare informatie, materialen, toegang, beslissingen en medewerking. De Dienstverlener mag daarop vertrouwen, tenzij een onjuistheid redelijkerwijze duidelijk is. Ontbrekende of gewijzigde input verlengt termijnen redelijkerwijze en kan, na schriftelijke afstemming, aanleiding geven tot bijkomende kosten voor wachttijd, herplanning of dubbel werk.
De Klant blijft verantwoordelijk voor eigen operationele en commerciële beslissingen en voor de naleving van de op hem toepasselijke regels, vergunningen en controles. Dit omvat onder meer voedselveiligheid, allergenen, HACCP- en FAVV-verplichtingen, arbeids-, fiscale en boekhoudkundige regels en, bij digitale toepassingen, de rechtmatigheid van inhoud, privacy- en cookieverplichtingen, toegankelijkheid en verplichte bedrijfs- of consumenteninformatie, behalve voor zover een bepaald onderdeel uitdrukkelijk in de opdracht is opgenomen. Advies vervangt geen controle door een advocaat, accountant, erkend keuringsorganisme of andere gereglementeerde deskundige.
De Klant waarborgt dat aangeleverde teksten, beelden, merken, software, datasets, persoonsgegevens en instructies rechtmatig mogen worden gebruikt. Hij vrijwaart de Dienstverlener tegen aanspraken van derden die rechtstreeks voortvloeien uit onrechtmatig of onbevoegd aangeleverd materiaal of gebruik dat afwijkt van de opdracht, behalve voor zover de aanspraak is veroorzaakt door een fout van de Dienstverlener. De Dienstverlener meldt zo een aanspraak tijdig en laat de Klant redelijk meewerken aan het verweer.
Omvang en wijzigingen
De offerte of opdrachtbevestiging bepaalt de scope, resultaten en eventuele uitsluitingen. Een wijziging of bijkomende prestatie wordt vooraf schriftelijk afgestemd. De impact op honorarium, kosten en planning wordt bevestigd voordat het bijkomende werk wordt uitgevoerd. Voor de overeengekomen scope blijft de prijs ongewijzigd, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
Een nieuwe wens, gewijzigde bedrijfsregel, extra integratie, bijkomende taal of aanpassing na goedkeuring geldt niet als gebrek wanneer ze niet in de overeengekomen scope stond. Dringend bijkomend werk wordt alleen uitgevoerd na een schriftelijke instructie en aan het vooraf meegedeelde en aanvaarde tarief.
Oplevering, controle en aanvaarding
Een resultaat geldt als opgeleverd zodra het via e-mail, een gedeelde omgeving, repository, testomgeving of productieomgeving ter beschikking is gesteld. De Klant controleert het resultaat binnen tien werkdagen aan de hand van de overeengekomen scope en meldt binnen die termijn concrete, reproduceerbare en wezenlijke afwijkingen. Kleine afwijkingen die normaal gebruik niet verhinderen, blokkeren de aanvaarding niet.
Bij gebrek aan zo een melding, of zodra de Klant het resultaat in productie gebruikt, geldt het als aanvaard voor gebreken die bij een redelijke controle zichtbaar waren. Dit doet geen afbreuk aan rechten voor verborgen gebreken die redelijkerwijze niet eerder konden worden vastgesteld. Een tijdig gemelde tekortkoming geeft de Dienstverlener eerst de mogelijkheid om ze binnen een redelijke termijn te herstellen. Nieuwe wensen of wijzigingen buiten de scope worden als bijkomend werk behandeld.
Onderhoud, support en compatibiliteit
Hosting, monitoring, onderhoud, ondersteuning, beveiligingsupdates, inhoudelijke updates, opleiding, responstijden en aanpassing aan nieuwe browsers, toestellen, besturingssystemen, API’s of regelgeving zijn alleen inbegrepen wanneer de offerte of een afzonderlijke serviceovereenkomst dit uitdrukkelijk bepaalt. Bij gebrek aan zo een afspraak eindigt de opdracht na de overeengekomen oplevering en eventuele correcties volgens artikel 6.
Een service level geldt alleen wanneer dit schriftelijk is overeengekomen. Geplande onderhoudsvensters en storingen van derden tellen niet als een schending van een beschikbaarheidsniveau wanneer de betrokken serviceovereenkomst dat bepaalt.
Honoraria, voorschotten en kosten
Bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. De afgesproken formule kan bestaan uit een uurtarief, dagtarief, vaste projectprijs, voorschot, mijlpaalfactuur of periodieke vergoeding. De Dienstverlener hoeft niet te starten met een fase voordat het overeengekomen voorschot is ontvangen.
Verplaatsingskosten, aankopen en kosten van derden worden alleen doorgerekend wanneer ze in de offerte zijn opgenomen of vooraf schriftelijk zijn overeengekomen. Tarieven voor toekomstige prestaties wijzigen alleen na schriftelijk akkoord; reeds aanvaarde vaste projectfasen blijven ongewijzigd.
Facturatie en betaling
Facturatie gebeurt op de overeengekomen tijdstippen of, bij gebrek aan een regeling, maandelijks voor de uitgevoerde prestaties. Facturen zijn betaalbaar binnen dertig kalenderdagen na factuurdatum. Waar wettelijk vereist worden gestructureerde elektronische facturen gebruikt. De Klant bezorgt tijdig correcte facturatie-, btw- en Peppolgegevens en weigert een factuur niet enkel wegens het wettelijk vereiste formaat.
Een betwisting wordt zo snel mogelijk en bij voorkeur binnen tien werkdagen na ontvangst schriftelijk en gemotiveerd gemeld. Het uitblijven daarvan neemt geen recht weg voor een fout die bij een redelijke controle niet kon worden vastgesteld. Een betwisting schort alleen de betaling van het werkelijk betwiste gedeelte op; het niet-betwiste gedeelte blijft op de vervaldag verschuldigd. Verrekening gebeurt alleen met een onbetwiste of definitief vastgestelde tegenvordering.
Laattijdige betaling
Wanneer de Dienstverlener zijn contractuele en wettelijke verplichtingen heeft vervuld en een opeisbaar bedrag niet tijdig is betaald, is vanaf de dag na de vervaldag, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, de wettelijke interest voor betalingsachterstand bij handelstransacties verschuldigd overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002. Daarnaast is de wettelijke forfaitaire vergoeding van 40 euro verschuldigd, aangevuld met een redelijke vergoeding voor andere invorderingskosten die dit bedrag overschrijden, voor zover de wet dit toelaat.
Opschorting en beëindiging
Bij een wezenlijke tekortkoming krijgt de tekortschietende partij eerst een redelijke termijn om die tekortkoming te herstellen, tenzij herstel onmogelijk of kennelijk nutteloos is. De Dienstverlener mag prestaties na schriftelijke kennisgeving tijdelijk opschorten wanneer een opeisbare factuur onbetaald blijft, essentiële medewerking ontbreekt, een instructie onrechtmatig of onveilig is, een ernstig beveiligingsrisico bestaat of het gebruiksrecht wezenlijk wordt geschonden. Alleen bij dringende noodzaak mag de opschorting onmiddellijk ingaan; de reden wordt dan zo snel mogelijk meegedeeld. Termijnen worden redelijk aangepast en aantoonbare extra kosten worden vooraf afgestemd.
De offerte bepaalt de duur. Een opdracht van bepaalde duur eindigt zoals overeengekomen. Een opdracht van onbepaalde duur kan door elke partij schriftelijk worden opgezegd met de overeengekomen redelijke termijn of, bij gebrek daaraan, met een termijn die redelijk is gelet op de duur, omvang en organisatie van de opdracht.
Bij vroegtijdige beëindiging betaalt de Klant de reeds uitgevoerde prestaties, vooraf goedgekeurde kosten en aantoonbare onvermijdbare verbintenissen met derden. Een vergoeding voor gereserveerde capaciteit is alleen verschuldigd wanneer die vooraf uitdrukkelijk werd overeengekomen en redelijk aantoonbaar is. Betalings-, intellectuele-eigendoms-, vertrouwelijkheids-, data-, aansprakelijkheids- en geschillenbepalingen die naar hun aard moeten voortbestaan, blijven van kracht.
Exit, gegevens en overdracht
Na beëindiging en volledige betaling bezorgt de Dienstverlener de uitdrukkelijk overeengekomen resultaten, toegangsgegevens die voor de Klant worden beheerd en door de Klant aangeleverde of exporteerbare gegevens in een gangbaar beschikbaar formaat. Broncode, repositories, ontwikkelbestanden, interne hulpmiddelen en voorbestaande materialen maken daar geen deel van uit, tenzij de offerte dit uitdrukkelijk bepaalt.
Tenzij anders overeengekomen, moet de Klant zijn gegevens uiterlijk binnen zestig kalenderdagen na het einde exporteren. Daarna hoeft de Dienstverlener ze niet langer te bewaren, behoudens wettelijke bewaarplichten en gewone back-upcycli. Redelijke overgangsbijstand buiten de oorspronkelijke scope wordt aan een vooraf overeengekomen tarief geleverd. Een gebruiksrecht op een opgeleverde versie blijft na het einde van support of hosting bestaan voor zover artikel 13 of de offerte dat bepaalt; een toegangsrecht tot een gehoste dienst eindigt met die dienst.
Intellectuele eigendom en gebruiksrechten
Alle rechten op methodes, modellen, sjablonen, bibliotheken, modules, software, broncode, architectuur, interfaces, hulpmiddelen en knowhow die vóór de opdracht bestonden of onafhankelijk daarvan werden ontwikkeld, blijven bij de Dienstverlener of diens licentiegevers. Dit geldt ook voor generieke verbeteringen en herbruikbare onderdelen die tijdens de opdracht ontstaan en geen vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens of herkenbare klantspecifieke resultaten bevatten. De Dienstverlener mag algemene, niet-vertrouwelijke kennis, ervaring, methodes en routines opnieuw gebruiken.
Materialen, inhoud en gegevens die de Klant aanlevert, blijven bij de Klant of de betrokken rechthebbenden. Op rapporten, plannen en andere consultancydocumenten krijgt de Klant na volledige betaling een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor het afgesproken zakelijke doel. De Klant mag ze intern voor dat doel aanpassen, maar niet als zelfstandig product verkopen, licentiëren of exploiteren.
Alle niet uitdrukkelijk toegekende rechten op ontwikkelde software, websites, dashboards, apps, automatiseringen en bijbehorend materiaal blijven bij de Dienstverlener of diens licentiegevers. Na volledige betaling krijgt de Klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de eigen beroepsactiviteiten, het in de offerte omschreven doel en de daarin bedoelde medewerkers, klanten, publiek of eindgebruikers. Tenzij de offerte anders bepaalt, geldt dit recht voor onbepaalde duur en uitsluitend voor de opgeleverde versie. Bij een gehoste of beheerde oplossing wordt geen softwarekopie overgedragen en geldt het toegangsrecht alleen tijdens de overeengekomen dienstverlening. Onderhoud, updates, nieuwe versies en toekomstige compatibiliteit zijn niet in het gebruiksrecht inbegrepen.
De Klant mag de oplossing gebruiken zoals geleverd en inhoud of instellingen aanpassen via de voorziene functies. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming mag hij de onderliggende ontwikkeling niet kopiëren, wijzigen of laten wijzigen, decompileren, demonteren, reverse-engineeren, broncode ontsluiten, afgeleide software maken, commercialiseren, verhuren, sublicentiëren of als zelfstandige oplossing aan derden aanbieden. Broncode, repositories en ontwikkelbestanden worden niet overgedragen, tenzij de offerte dit uitdrukkelijk bepaalt. Voor problemen die aantoonbaar voortvloeien uit een niet-toegestane wijziging vervallen herstel-, support- en aansprakelijkheidsverplichtingen uitsluitend voor het daardoor getroffen onderdeel.
Dwingende rechten inzake noodzakelijke reservekopieën, observatie, testen en interoperabiliteit blijven gelden. Componenten van derden en opensourcesoftware blijven onder hun eigen licenties vallen; die licenties hebben voor de betrokken component voorrang. Ruimere gebruiksrechten of een overdracht zijn alleen geldig wanneer ze afzonderlijk en schriftelijk zijn overeengekomen met een duidelijke omschrijving van de betrokken rechten, gebruikswijzen, duur, gebied en vergoeding.
Onderaannemers en diensten van derden
De Dienstverlener mag gekwalificeerde onderaannemers inschakelen en blijft verantwoordelijk voor de overeengekomen prestaties binnen de grenzen van de overeenkomst. Hij legt hun passende verplichtingen op inzake intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid, beveiliging en, waar van toepassing, gegevensbescherming.
Diensten, platformen, API’s, hosting, software en licenties van derden vallen mede onder hun eigen voorwaarden, beschikbaarheid en technische beperkingen. Betaalde diensten worden alleen na voorafgaande afstemming aangegaan en staan waar praktisch mogelijk rechtstreeks op naam van de Klant. De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor prijs-, beleids- of functiewijzigingen, accountbeslissingen, onderbrekingen of stopzettingen van derden buiten zijn redelijke controle, maar voert de afgesproken selectie, configuratie en coördinatie zorgvuldig uit. Wanneer een essentiële derde dienst wegvalt, stemmen partijen een redelijk alternatief, de impact op scope en de kosten af. Is er geen redelijk alternatief, dan kan elke partij het daardoor niet-uitvoerbare deel beëindigen.
Vertrouwelijkheid en bedrijfsgeheimen
Beide partijen gebruiken niet-openbare bedrijfsinformatie uitsluitend voor de opdracht, beschermen ze met redelijke zorg en delen ze alleen met personen die ze nodig hebben en aan passende vertrouwelijkheid zijn gebonden. Dit geldt niet voor informatie die aantoonbaar openbaar was, reeds rechtmatig bekend was, rechtmatig van een derde werd verkregen of onafhankelijk werd ontwikkeld. Een wettelijk verplichte bekendmaking wordt, voor zover toegestaan, vooraf gemeld.
Op verzoek en na het einde wordt vertrouwelijke informatie teruggegeven of verwijderd, behoudens wettelijke bewaarplichten en beveiligde back-ups volgens de gewone cyclus. De verplichting geldt vijf jaar na het einde en voor bedrijfsgeheimen zolang zij hun geheime karakter behouden. De naam, het logo of de opdracht van de Klant wordt niet publiek als referentie gebruikt zonder voorafgaande toestemming.
Persoonsgegevens, beveiliging en back-ups
Iedere partij verwerkt zakelijke contactgegevens als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke volgens de toepasselijke privacywetgeving. Wanneer de Dienstverlener persoonsgegevens namens de Klant verwerkt, sluiten partijen vóór die verwerking een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG. Die overeenkomst bepaalt onder meer instructies, beveiliging, subverwerkers, incidenten, doorgiften, bijstand en teruggave of verwijdering en heeft voor dit onderwerp voorrang.
De Klant staat in voor een geldige rechtsgrond, transparantie, minimale en juiste gegevens en rechtmatige instructies. De Dienstverlener neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen die passen bij de overeengekomen dienst en het gekende risico, maar garandeert geen absolute beveiliging. Partijen melden relevante incidenten zonder onredelijke vertraging voor zover de wet of de verwerkersovereenkomst dat vereist.
De Klant beheert zijn gebruikers, wachtwoorden, multifactorauthenticatie en ingetrokken toegangen zorgvuldig. Back-ups, bewaartermijnen, hersteltests en disaster recovery zijn alleen inbegrepen wanneer dit schriftelijk is overeengekomen. Bij gebrek daaraan blijft de Klant verantwoordelijk voor een actuele back-up van inhoud, configuraties en gegevens die hij redelijkerwijze kan exporteren.
Aansprakelijkheid en schadebeperking
De Dienstverlener is aansprakelijk voor bewezen rechtstreekse en voorzienbare schade die het gevolg is van een hem toerekenbare tekortkoming. Voor zover wettelijk toegestaan en zonder een essentiële verbintenis uit te hollen, is de totale gecumuleerde aansprakelijkheid per opdracht beperkt tot het honorarium exclusief btw dat voor de betrokken opdracht werd overeengekomen. Wanneer een opdracht uit duidelijk afzonderlijke delen bestaat, geldt het honorarium voor het deel waarop de schade betrekking heeft. Partijen kunnen in de offerte een ander redelijk plafond vastleggen dat past bij de aard en het risico van de opdracht.
Schade die niet het onmiddellijke gevolg is van de tekortkoming, waaronder verlies van winst, omzet, kansen, verwachte besparingen of reputatie, en bedrijfsstilstand of verlies van gegevens, is uitgesloten voor zover ze juridisch als indirecte schade geldt. De Klant neemt redelijke maatregelen om schade te voorkomen en te beperken en meldt een mogelijke aanspraak zonder onredelijke vertraging. Een laattijdige melding vermindert de aansprakelijkheid alleen voor zover daardoor aantoonbaar bijkomende schade ontstond of herstel onmogelijk werd.
Deze beperkingen en verweermiddelen gelden voor contractuele en buitencontractuele vorderingen en kunnen, binnen de grenzen van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek, ook worden ingeroepen door werknemers, onderaannemers en andere hulppersonen van de Dienstverlener. Ze gelden niet bij bedrog, opzettelijke of zware fout van de aansprakelijke persoon, aantasting van het leven of de fysieke integriteit, of wanneer een beperking wettelijk niet is toegestaan.
Overmacht
Er is sprake van overmacht wanneer een partij door een niet-toerekenbare omstandigheid haar verbintenis tijdelijk of definitief onmogelijk kan nakomen, rekening houdend met het onvoorzienbare en onvermijdbare karakter van het beletsel. De getroffen partij meldt dit binnen een redelijke termijn en neemt redelijke maatregelen om de gevolgen te beperken. Loutere prijsstijging, verminderde winstgevendheid of moeilijkere uitvoering is op zichzelf geen overmacht.
Bij tijdelijke onmogelijkheid worden de getroffen verbintenissen en termijnen opgeschort voor de duur van de onmogelijkheid. Bij definitieve onmogelijkheid dooft de getroffen verbintenis uit. Duurt de tijdelijke onmogelijkheid langer dan zestig kalenderdagen of heeft verdere uitvoering redelijkerwijze geen nut meer, dan kan elke partij het nog niet uitgevoerde deel schriftelijk beëindigen zonder beëindigingsvergoeding. Correct uitgevoerde prestaties en goedgekeurde kosten blijven verschuldigd.
Toepasselijk recht en slotbepalingen
Op de overeenkomst is Belgisch recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst te goeder trouw minnelijk op te lossen. Indien geen oplossing wordt bereikt, zijn, onder voorbehoud van dwingende bevoegdheidsregels, de rechtbanken bevoegd die overeenkomstig het Belgische Gerechtelijk Wetboek bevoegd zijn.
De overeenkomst, de documenten in de rangorde van artikel 1 en de uitdrukkelijk opgenomen bijlagen vormen de volledige afspraak over de opdracht. Een wijziging is alleen geldig wanneer zij schriftelijk door beide partijen is aanvaard. Het niet onmiddellijk uitoefenen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.
De ongeldigheid van één bepaling tast de overige bepalingen niet aan. Partijen zullen, indien nodig, een geldige bepaling overeenkomen die het oorspronkelijke doel zo dicht mogelijk benadert zonder een kennelijk onevenwicht te creëren. De versie die vóór of bij het sluiten van de opdracht werd meegedeeld, blijft op die opdracht van toepassing. Kennisgevingen gebeuren aan de e-mail- of postadressen in de offerte of de meest recent schriftelijk meegedeelde contactgegevens.