Conditions générales.

Application, langue et ordre de priorité

Les présentes conditions générales sont utilisées par Maarten Segers, exerçant en entreprise individuelle sous le nom Double S Operations, établi à Vande Vennestraat 24, 8550 Zwevegem, Belgique, portant le numéro d’entreprise 0670.956.522 et le numéro de TVA BE 0670.956.522 (le « Prestataire »). Elles s’appliquent à tout devis, toute mission, tout contrat et toute facture, et exclusivement aux clients agissant dans le cadre de leur activité professionnelle (le « Client »). Elles font partie intégrante de la mission lorsqu’elles ont été mises à la disposition du Client avant ou lors de sa conclusion et qu’elles ont été acceptées par celui-ci.

En cas de contradiction, l’ordre de priorité suivant s’applique à la question concernée : un contrat distinct signé ; une convention spécifique de traitement des données, un accord de niveau de service ou toute autre annexe particulière ; le devis ou la confirmation de mission accepté ; un accord modificatif écrit ultérieur pour la partie modifiée ; les présentes conditions générales ; et enfin la documentation technique. Les conditions générales ou d’achat du Client ne s’appliquent que si le Prestataire les accepte expressément et par écrit. Le texte néerlandais est la seule version contraignante ; les traductions sont fournies uniquement pour faciliter la lecture.

Devis et contrat

Sauf indication contraire, un devis reste valable pendant trente jours calendaires. Le contrat est formé par une acceptation écrite, par un bon de commande ou par le commencement des prestations à la demande expresse du Client. Le terme « écrit » comprend également les courriers électroniques et les signatures électroniques valables. Toute dérogation n’est valable que si elle est confirmée par écrit par les deux parties.

Le Client désigne une ou plusieurs personnes de contact habilitées et garantit qu’elles peuvent prendre les décisions et donner les approbations nécessaires. Le Prestataire peut raisonnablement se fier aux instructions de ces personnes. Les descriptions figurant sur le site web, les exemples, les premières estimations et les échanges oraux sont fournis à titre informatif et ne constituent aucune garantie distincte en dehors du périmètre de mission accepté.

Exécution et statut indépendant

Le Prestataire exécute la mission avec soin, professionnalisme et conformément au périmètre convenu. Sauf convention expresse contraire, il s’agit d’une obligation de moyens et non d’une garantie d’un résultat commercial, opérationnel, technique ou financier déterminé. Les calendriers sont indicatifs, sauf lorsqu’un délai contraignant a été confirmé par écrit.

Le Prestataire intervient en qualité de contractant indépendant. Sans mandat écrit exprès, il ne peut engager juridiquement le Client, conclure des contrats en son nom ni prendre des décisions qui relèvent légalement ou statutairement du Client.

Coopération et responsabilité du Client

Le Client fournit en temps utile des informations, documents, accès et décisions exacts, complets et utilisables, ainsi que la coopération nécessaire. Le Prestataire peut s’y fier, sauf lorsqu’une inexactitude est raisonnablement manifeste. Des informations manquantes ou modifiées prolongent raisonnablement les délais et peuvent, après concertation écrite, entraîner des frais supplémentaires liés au temps d’attente, à la replanification ou à la répétition de travaux.

Le Client reste responsable de ses propres décisions opérationnelles et commerciales ainsi que du respect des règles, autorisations et contrôles qui lui sont applicables. Cela comprend notamment la sécurité alimentaire, les allergènes, les obligations HACCP et AFSCA, les règles en matière de droit du travail, de fiscalité et de comptabilité et, pour les applications numériques, la licéité des contenus, les obligations relatives à la vie privée et aux cookies, l’accessibilité et les informations obligatoires destinées aux entreprises ou aux consommateurs, sauf dans la mesure où un élément déterminé est expressément inclus dans la mission. Les conseils ne remplacent pas un contrôle effectué par un avocat, un comptable, un organisme de contrôle agréé ou tout autre expert exerçant une profession réglementée.

Le Client garantit que les textes, images, marques, logiciels, jeux de données, données à caractère personnel et instructions qu’il fournit peuvent être utilisés légalement. Il garantit le Prestataire contre les réclamations de tiers résultant directement de contenus fournis illégalement ou sans autorisation, ou d’une utilisation s’écartant de la mission, sauf dans la mesure où la réclamation résulte d’une faute du Prestataire. Le Prestataire signale une telle réclamation en temps utile et permet raisonnablement au Client de participer à la défense.

Périmètre et modifications

Le devis ou la confirmation de mission détermine le périmètre, les résultats attendus et les éventuelles exclusions. Toute modification ou prestation supplémentaire fait l’objet d’une concertation écrite préalable. Son incidence sur les honoraires, les frais et le calendrier est confirmée avant l’exécution du travail supplémentaire. Le prix du périmètre convenu reste inchangé, sauf convention écrite contraire entre les parties.

Une nouvelle demande, une règle métier modifiée, une intégration supplémentaire, une langue additionnelle ou une adaptation demandée après approbation ne constitue pas un défaut lorsqu’elle ne faisait pas partie du périmètre convenu. Les travaux supplémentaires urgents ne sont exécutés qu’après instruction écrite et au tarif préalablement communiqué et accepté.

Livraison, contrôle et acceptation

Un résultat est réputé livré dès qu’il est mis à disposition par courrier électronique, dans un environnement partagé, un dépôt de code, un environnement de test ou un environnement de production. Le Client contrôle le résultat dans un délai de dix jours ouvrables au regard du périmètre convenu et signale dans ce délai toute non-conformité concrète, reproductible et substantielle. Les écarts mineurs qui n’empêchent pas une utilisation normale ne font pas obstacle à l’acceptation.

À défaut d’un tel signalement, ou dès que le Client utilise le résultat en production, celui-ci est réputé accepté pour les défauts qui étaient apparents lors d’un contrôle raisonnable. Cela ne porte pas atteinte aux droits relatifs aux vices cachés qui ne pouvaient raisonnablement être constatés plus tôt. Lorsqu’un manquement est signalé en temps utile, le Prestataire dispose d’abord de la possibilité d’y remédier dans un délai raisonnable. Les nouvelles demandes ou modifications hors périmètre sont traitées comme des travaux supplémentaires.

Maintenance, assistance et compatibilité

L’hébergement, la surveillance, la maintenance, l’assistance, les mises à jour de sécurité, les mises à jour de contenu, la formation, les délais de réponse et l’adaptation à de nouveaux navigateurs, appareils, systèmes d’exploitation, API ou réglementations ne sont inclus que lorsque le devis ou un accord de service distinct le prévoit expressément. À défaut d’un tel accord, la mission prend fin après la livraison convenue et les éventuelles corrections prévues à l’article 6.

Un niveau de service ne s’applique que s’il a été convenu par écrit. Les fenêtres de maintenance planifiée et les défaillances de tiers ne constituent pas une violation d’un niveau de disponibilité lorsque l’accord de service concerné le prévoit.

Honoraires, acomptes et frais

Sauf indication contraire, les montants s’entendent hors TVA. La formule convenue peut prendre la forme d’un tarif horaire, d’un tarif journalier, d’un prix forfaitaire par projet, d’un acompte, d’une facturation par étape ou d’une rémunération périodique. Le Prestataire n’est pas tenu de commencer une phase avant d’avoir reçu l’acompte convenu.

Les frais de déplacement, les achats et les frais de tiers ne sont refacturés que s’ils figurent dans le devis ou ont été convenus préalablement par écrit. Les tarifs applicables aux prestations futures ne sont modifiés qu’après accord écrit ; les phases de projet à prix forfaitaire déjà acceptées restent inchangées.

Facturation et paiement

La facturation intervient aux échéances convenues ou, à défaut de dispositions particulières, mensuellement pour les prestations réalisées. Les factures sont payables dans les trente jours calendaires suivant leur date d’émission. Des factures électroniques structurées sont utilisées lorsque la loi l’exige. Le Client fournit en temps utile des données de facturation, de TVA et Peppol exactes et ne refuse pas une facture au seul motif de son format légalement requis.

Toute contestation est signalée par écrit, de manière motivée, dans les meilleurs délais et de préférence dans les dix jours ouvrables suivant la réception. L’absence de signalement dans ce délai ne prive le Client d’aucun droit concernant une erreur qui ne pouvait être constatée lors d’un contrôle raisonnable. Une contestation ne suspend que le paiement de la partie effectivement contestée ; la partie non contestée reste due à l’échéance. La compensation n’est autorisée qu’avec une créance réciproque non contestée ou définitivement établie.

Retard de paiement

Lorsque le Prestataire a rempli ses obligations contractuelles et légales et qu’un montant exigible n’est pas payé dans les délais, l’intérêt légal applicable aux retards de paiement dans les transactions commerciales est dû à compter du lendemain de l’échéance, de plein droit et sans mise en demeure, conformément à la loi du 2 août 2002. L’indemnité forfaitaire légale de 40 euros est également due, complétée par une indemnisation raisonnable des autres frais de recouvrement dépassant ce montant, dans la mesure permise par la loi.

Suspension et résiliation

En cas de manquement substantiel, la partie défaillante bénéficie d’abord d’un délai raisonnable pour y remédier, sauf si la réparation est impossible ou manifestement inutile. Après notification écrite, le Prestataire peut suspendre temporairement les prestations lorsqu’une facture exigible reste impayée, qu’une coopération essentielle fait défaut, qu’une instruction est illégale ou dangereuse, qu’il existe un risque sérieux pour la sécurité ou que le droit d’utilisation est gravement enfreint. La suspension ne peut prendre effet immédiatement qu’en cas d’urgence ; son motif est alors communiqué dans les meilleurs délais. Les délais sont raisonnablement adaptés et les frais supplémentaires démontrables font l’objet d’une concertation préalable.

Le devis détermine la durée. Une mission à durée déterminée prend fin comme convenu. Une mission à durée indéterminée peut être résiliée par écrit par chaque partie moyennant le délai raisonnable convenu ou, à défaut, un délai raisonnable compte tenu de la durée, de l’ampleur et de l’organisation de la mission.

En cas de résiliation anticipée, le Client paie les prestations déjà réalisées, les frais préalablement approuvés et les engagements démontrables et inévitables envers des tiers. Une indemnité au titre de la capacité réservée n’est due que si elle a été expressément convenue au préalable et peut être raisonnablement justifiée. Les dispositions relatives au paiement, à la propriété intellectuelle, à la confidentialité, aux données, à la responsabilité et aux litiges qui, par leur nature, doivent survivre à la fin du contrat restent applicables.

Sortie, données et transfert

Après la fin de la mission et le paiement intégral, le Prestataire remet les résultats expressément convenus, les identifiants d’accès gérés pour le Client ainsi que les données fournies par le Client ou pouvant être exportées dans un format courant disponible. Le code source, les dépôts, les fichiers de développement, les outils internes et les éléments préexistants n’en font pas partie, sauf si le devis le prévoit expressément.

Sauf convention contraire, le Client doit exporter ses données au plus tard dans les soixante jours calendaires suivant la fin de la mission. Au-delà de ce délai, le Prestataire n’est plus tenu de les conserver, sous réserve des obligations légales de conservation et des cycles ordinaires de sauvegarde. Une assistance raisonnable à la transition qui ne relève pas du périmètre initial est fournie à un tarif convenu au préalable. Un droit d’utilisation sur une version livrée subsiste après la fin de l’assistance ou de l’hébergement dans la mesure prévue par l’article 13 ou le devis ; un droit d’accès à un service hébergé prend fin avec ce service.

Propriété intellectuelle et droits d’utilisation

Tous les droits sur les méthodes, modèles, gabarits, bibliothèques, modules, logiciels, codes sources, architectures, interfaces, outils et savoir-faire qui existaient avant la mission ou ont été développés indépendamment de celle-ci restent acquis au Prestataire ou à ses concédants de licence. Il en va de même pour les améliorations génériques et les éléments réutilisables créés pendant la mission qui ne contiennent aucune information confidentielle, aucune donnée à caractère personnel ni aucun résultat reconnaissable propre au Client. Le Prestataire peut réutiliser les connaissances, expériences, méthodes et pratiques générales qui ne sont pas confidentielles.

Les documents, contenus et données fournis par le Client restent acquis au Client ou aux titulaires de droits concernés. Après paiement intégral, le Client reçoit, sur les rapports, plans et autres documents de conseil, un droit d’utilisation non exclusif et non transférable pour l’objectif professionnel convenu. Il peut les adapter en interne à cet objectif, mais ne peut les vendre, les concéder sous licence ni les exploiter comme produit autonome.

Tous les droits qui ne sont pas expressément accordés sur les logiciels, sites web, tableaux de bord, applications, automatisations et éléments connexes développés restent acquis au Prestataire ou à ses concédants de licence. Après paiement intégral, le Client reçoit un droit d’utilisation non exclusif et non transférable pour ses propres activités professionnelles, pour l’objectif décrit dans le devis et pour les collaborateurs, clients, publics ou utilisateurs finaux qui y sont visés. Sauf disposition contraire du devis, ce droit est accordé pour une durée indéterminée et uniquement pour la version livrée. Dans le cas d’une solution hébergée ou gérée, aucune copie du logiciel n’est transférée et le droit d’accès ne s’applique que pendant la durée des services convenus. La maintenance, les mises à jour, les nouvelles versions et la compatibilité future ne sont pas comprises dans le droit d’utilisation.

Le Client peut utiliser la solution telle qu’elle a été livrée et modifier les contenus ou paramètres au moyen des fonctions prévues. Sans autorisation écrite préalable, il ne peut copier ou modifier le développement sous-jacent ni le faire modifier, le décompiler, le désassembler, procéder à son ingénierie inverse, accéder au code source, créer un logiciel dérivé, le commercialiser, le louer, le concéder en sous-licence ou le proposer à des tiers comme solution autonome. Le code source, les dépôts et les fichiers de développement ne sont pas transférés, sauf si le devis le prévoit expressément. Pour les problèmes dont il est démontré qu’ils résultent d’une modification non autorisée, les obligations de correction, d’assistance et de responsabilité cessent uniquement pour la partie affectée par cette modification.

Les droits impératifs relatifs aux copies de sauvegarde nécessaires, à l’observation, à l’étude, aux tests et à l’interopérabilité restent applicables. Les composants de tiers et les logiciels libres restent soumis à leurs propres licences ; celles-ci prévalent pour le composant concerné. Des droits d’utilisation plus étendus ou un transfert de droits ne sont valables que s’ils ont été convenus séparément et par écrit, avec une description claire des droits concernés, des modes d’exploitation, de la durée, du territoire et de la rémunération.

Sous-traitants et services de tiers

Le Prestataire peut faire appel à des sous-traitants qualifiés et reste responsable des prestations convenues dans les limites du contrat. Il leur impose des obligations appropriées en matière de propriété intellectuelle, de confidentialité, de sécurité et, le cas échéant, de protection des données.

Les services, plateformes, API, hébergements, logiciels et licences de tiers sont également soumis à leurs propres conditions, à leur disponibilité et à leurs limitations techniques. Les services payants ne sont souscrits qu’après concertation préalable et sont, lorsque cela est raisonnablement possible, directement établis au nom du Client. Le Prestataire n’est pas responsable des modifications de prix, de politiques ou de fonctionnalités, des décisions relatives aux comptes, des interruptions ou de l’arrêt de services de tiers échappant à son contrôle raisonnable, mais il procède avec soin à la sélection, à la configuration et à la coordination convenues. Lorsqu’un service tiers essentiel disparaît, les parties conviennent d’une solution de remplacement raisonnable ainsi que de son incidence sur le périmètre et les coûts. En l’absence de solution de remplacement raisonnable, chaque partie peut mettre fin à la partie devenue inexécutable.

Confidentialité et secrets d’affaires

Les deux parties utilisent les informations professionnelles non publiques exclusivement pour la mission, les protègent avec une diligence raisonnable et ne les communiquent qu’aux personnes qui doivent en avoir connaissance et sont soumises à des obligations de confidentialité appropriées. Cette obligation ne s’applique pas aux informations dont il peut être démontré qu’elles étaient publiques, étaient déjà légalement connues, ont été obtenues légalement auprès d’un tiers ou ont été développées de manière indépendante. Toute divulgation imposée par la loi est signalée au préalable dans la mesure où la loi le permet.

Sur demande et après la fin de la mission, les informations confidentielles sont restituées ou supprimées, sous réserve des obligations légales de conservation et des sauvegardes sécurisées suivant leur cycle ordinaire. L’obligation reste applicable pendant cinq ans après la fin de la mission et, pour les secrets d’affaires, aussi longtemps qu’ils conservent leur caractère secret. Le nom, le logo ou la mission du Client ne sont pas utilisés publiquement comme référence sans son autorisation préalable.

Données à caractère personnel, sécurité et sauvegardes

Chaque partie traite les coordonnées professionnelles en qualité de responsable du traitement distinct, conformément à la législation applicable en matière de protection des données. Lorsque le Prestataire traite des données à caractère personnel pour le compte du Client, les parties concluent, avant ce traitement, une convention de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD. Cette convention détermine notamment les instructions, la sécurité, les sous-traitants ultérieurs, les incidents, les transferts, l’assistance ainsi que la restitution ou la suppression des données et prévaut pour ces questions.

Le Client veille à l’existence d’une base juridique valable, à la transparence du traitement, à la limitation des données à ce qui est nécessaire, à leur exactitude et à la licéité des instructions. Le Prestataire prend des mesures techniques et organisationnelles raisonnables, adaptées au service convenu et au risque connu, sans toutefois garantir une sécurité absolue. Les parties signalent les incidents pertinents sans retard injustifié dans la mesure requise par la loi ou par la convention de sous-traitance.

Le Client gère avec soin ses utilisateurs, mots de passe, mécanismes d’authentification multifacteur et retraits d’accès. Les sauvegardes, durées de conservation, tests de restauration et dispositifs de reprise après sinistre ne sont inclus que s’ils ont été convenus par écrit. À défaut, le Client reste responsable du maintien d’une sauvegarde à jour des contenus, configurations et données qu’il peut raisonnablement exporter.

Responsabilité et limitation des dommages

Le Prestataire est responsable des dommages directs, prévisibles et démontrés résultant d’un manquement qui lui est imputable. Dans la mesure permise par la loi et sans vider une obligation essentielle de sa substance, la responsabilité totale cumulée par mission est limitée au montant des honoraires hors TVA convenu pour la mission concernée. Lorsqu’une mission comporte des parties clairement distinctes, le montant des honoraires applicable est celui de la partie à laquelle le dommage se rapporte. Les parties peuvent fixer dans le devis un autre plafond raisonnable, adapté à la nature et au risque de la mission.

Les dommages qui ne sont pas la conséquence immédiate du manquement, notamment la perte de bénéfices, de chiffre d’affaires, de chances, d’économies attendues ou de réputation, ainsi que l’interruption d’activité ou la perte de données, sont exclus dans la mesure où ils sont juridiquement qualifiés de dommages indirects. Le Client prend des mesures raisonnables pour prévenir et limiter les dommages et signale toute réclamation éventuelle sans retard injustifié. Un signalement tardif ne réduit la responsabilité que dans la mesure où il a manifestement causé un dommage supplémentaire ou rendu toute correction impossible.

Ces limitations et moyens de défense s’appliquent aux actions contractuelles et extracontractuelles et peuvent également, dans les limites du Livre 6 du Code civil, être invoqués par les travailleurs, sous-traitants et autres auxiliaires du Prestataire. Ils ne s’appliquent pas en cas de dol, de faute intentionnelle ou de faute lourde de la personne responsable, d’atteinte à la vie ou à l’intégrité physique, ni lorsqu’une limitation est interdite par la loi.

Force majeure

Il y a force majeure lorsqu’une partie se trouve, en raison d’une circonstance qui ne lui est pas imputable, dans l’impossibilité temporaire ou définitive d’exécuter son obligation, compte tenu du caractère imprévisible et inévitable de l’empêchement. La partie affectée le signale dans un délai raisonnable et prend des mesures raisonnables pour en limiter les conséquences. Une simple augmentation des prix, une baisse de rentabilité ou une exécution devenue plus difficile ne constitue pas, à elle seule, un cas de force majeure.

En cas d’impossibilité temporaire, les obligations et délais affectés sont suspendus pendant la durée de cette impossibilité. En cas d’impossibilité définitive, l’obligation affectée s’éteint. Si l’impossibilité temporaire se prolonge au-delà de soixante jours calendaires ou si la poursuite de l’exécution n’a raisonnablement plus d’utilité, chaque partie peut mettre fin par écrit à la partie non encore exécutée, sans indemnité de résiliation. Les prestations correctement réalisées et les frais approuvés restent dus.

Droit applicable et dispositions finales

Le contrat est régi par le droit belge. Les parties tentent d’abord de résoudre tout litige à l’amiable et de bonne foi. À défaut de solution, et sous réserve des règles impératives de compétence, les juridictions compétentes sont celles désignées conformément au Code judiciaire belge.

Le contrat, les documents mentionnés dans l’ordre de priorité de l’article 1 et les annexes expressément intégrées constituent l’intégralité de l’accord relatif à la mission. Une modification n’est valable que si elle a été acceptée par écrit par les deux parties. Le fait de ne pas exercer immédiatement un droit n’emporte pas renonciation à ce droit.

La nullité d’une disposition n’affecte pas les autres dispositions. Si nécessaire, les parties conviennent d’une disposition valable qui se rapproche autant que possible de l’objectif initial sans créer de déséquilibre manifeste. La version communiquée avant ou lors de la conclusion de la mission reste applicable à cette mission. Les notifications sont adressées aux adresses électroniques ou postales figurant dans le devis ou aux coordonnées les plus récemment communiquées par écrit.